Aus Zeitnot und Bequemlichkeit versenden Personalverantwortliche im Rahmen eines Bewerbungsprozesses häufig standardisierte Absagen an Bewerber. Dieses Vorgehen ist nicht nur für die Kandidaten unbefriedigend, auch das Unternehmen selbst muss durch diese wenig individuelle Art Absagen zu verfassen, negative Folgen befürchten. Insbesondere wenn es um sehr begehrte Stellen geht, müssen Rekruiter häufig sehr viele Bewerbungen sichten, denn nicht jeder Bewerber passt in die zu besetzende Position. Die Personalverantwortlichen für diesen Rekruitingprozess müssen vielen Jobinteressenten also absagen – eine Aufgabe, die eine Menge Zeit in Anspruch nimmt. Viele Rekruiter greifen darum auf Standard-Absagen zurück. Ein Vorgehen, welches jedoch bei den Empfängern dieser Absagen auch negative Konsequenzen haben kann.

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Bewerber werden abgeschreckt, Image wird geschädigt

Erhält ein Bewerber eine nichtssagende Standard-Absage, ist dies für ihn äußerst unbefriedigend. Schließlich bekommt er keine Antwort auf die Frage, woran es letztlich liegt, dass ein anderer die Stelle erhält. Je standardisierter eine Absage ist, desto unpersönlicher wird sie zudem. Insbesondere, wenn sich ein Jobinteressent bereits zum wiederholten Mal beworben hat und er eine im Wortlaut identische Absage erhält, führt dies häufig zu Missmut.

 

 

Da Bewerber immer auch Multiplikatoren sind, sollte man die Folgen nicht unterschätzen. So spricht sich in Ihrer Branche sicherlich schnell herum, dass sich bestimmte Unternehmen keine Zeit für individuelle Absagen nehmen. Als Folge wirkt sich die Universalabsage an Bewerber negativ auf den Employer Brand aus. Besonders in Zeiten des Fachkräftemangels spielt die Arbeitgebermarke jedoch eine bedeutende Rolle und es ist nicht auszuschließen, dass solche Unternehmen damit im „War for Talents“ längerfristig das Nachsehen haben.

So individuell wie möglich

Doch wie geht man am besten mit dem Thema Absagen um? Rekruiter müssen jedenfalls darauf achten, rechtlich auf der sicheren Seite zu sein. Absagen, die inhaltlich gegen das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz verstoßen, gilt es zu vermeiden, da dies unter Umständen massive rechtliche Folgen haben kann. Eine gute Lösung ist daher die Erarbeitung mehrerer, rechtlich sicherer, Textbausteine, die man jeweils individuell für Absagen nutzen kann. Darüber hinaus ist es wichtig, einzelne Bewerber immer mit dem richtigen Namen anzusprechen. In manchen Positionen kann es auch ratsam sein, auf den Titel nicht zu vergessen. Idealerweise werden Bewerber auch wertschätzend über den individuellen Absagegrund informiert. Eine freundlich formulierte Absage ist in der Regel motivierend für den Bewerber, auch wenn aus dem Job dann schlussendlich doch nichts geworden ist.

Texte regelmäßig anpassen und bearbeiten

Um zu vermeiden, dass jemand, der sich mehrfach für unterschiedliche Positionen bewirbt, immer die gleiche Absage erhält, sollten die Textbausteine variieren und regelmäßig bearbeitet werden. Bei den Formulierungen sollte stets auf wertschätzende Aussagen geachtet werden. Auf diese Weise stärken Sie nicht nur Ihr Image als Arbeitgeber. Gleichzeitig fühlen sich Bewerber ermutigt, Sie später erneut bei einer Stellenausschreibung zu kontaktieren und Sie gewinnen möglicherweise einen guten Mitarbeiter hinzu, der lediglich für eine andere Position nicht so gut geeignet gewesen wäre.

Ein Grundsatz unter professionellen externen Personalberatern ist jedenfalls, Bewerber wie Kunden zu behandeln, dann sind Sie auf der sicheren Seite. Wenn Ihnen all das als rekruitingverantwortliche Person in einem Unternehmen zu kompliziert und aufwändig erscheint, ist es durchaus sinnvoll, diese Arbeiten eben an einen externen Personalberater auszulagern.

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