Coachingmethode Rangierbahnhof
Die Fülle Ihrer zu erledigenden Aufgaben, Projekte und Rollen überfordert Sie? Sie wollen wissen, wie Sie alles sinnvoll unter einen Hut bringen und erledigen sollen? Dann ist der sogenannte Rangierbahnhof als Coaching-Tool genau das Richtige für Sie !
Diese Methode ist schnell, einfach und effektiv umzusetzen.
Ablauf:
Beim Rangierbahnhof werden alle Agenden, die Sie in nächster Zeit zu erfüllen haben, auf Kärtchen erfasst. Jede Aufgabe kommt auf ein Kärtchen.
Wir bewerten diese nach Energieaufwand und Zeitbedarf, aber auch nach Freude und Spaß.
Zum Abschluss werden die Aufgabenkärtchen nochmals durchgearbeitet und wir erstellen gemeinsam eine Reihenfolge, die Ihren Bedürfnissen und Möglichkeiten, aber auch der Priorität entspricht. Wir finden Wege, um Ihre Zeit besser zu nutzen. Wir schaffen Freiräume in Ihrem Terminkalender, in denen Sie wieder Kraft tanken können. So gehen Sie nach dieser Coaching-Einheit gut gerüstet an die Arbeit.
Einsatz:
wenn zu viele Projekte, Aufgaben oder Termine verunsichernd und überfordernd wirken
Beispiel:
Herr Müller hat als Führungskraft seiner Firma 5 Personen in seiner Abteilung, Mitarbeitergespräche stehen an. Zudem absolviert er gerade ein berufsbegleitendes Masterstudium, welches sich dem Ende zuneigt. Die Diplomarbeit ist beinahe fertig gestellt, aber eben nur beinahe. Die Überarbeitung des Inhaltsverzeichnisses und die Fertigstellung des Literaturverzeichnisses schiebt er seit Wochen vor sich her. Präsentiert soll die Masterarbeit allerdings auch noch werden. Durch den Arbeitsdruck in der Firma ist er außerdem zu vielen privaten Dingen nicht gekommen, die langsam aber sicher dringend werden. Dinge, um die er sich normalerweise routinemäßig kümmert. Außerdem heiratet seine Schwester bald, ein neuer Anzug muss her. Seine Frau hat auch bald Geburtstag und er noch kein Geschenk, seine Tochter Sarah braucht Unterstützung bei Proben für ihre Theateraufführung … und, und, und.
Langsam wächst Herrn Müller die Situation über den Kopf. Er kommt zu mir und bittet mich um meine Unterstützung bei seiner Aufgabenbewältigung.
1. Die Situation
Nach einer kurzen Situationsschilderung, versuche ich mir einen Überblick zu verschaffen und bin mir sicher, dass die Wahl der Methode Rangierbahnhof hier genau die richtige ist.
2. Aufgabensammlung
Ich lasse Herrn Müller seine anstehenden Aufgaben einzeln auf leere Karten schreiben. In der Regel reichen dafür 10-15 Minuten. Die Karten haben hier zwar unterschiedliche Farben, aber schlussendlich haben diese keine Bedeutung.
3. Reihenfolge nach Energieaufwand und Zeitbedarf
Nun werden alle Karten am Boden (hier ist die Übersicht aus der Vogelperspektive am besten) aufgelegt und nach Energieaufwand bzw. Zeitaufwand für die Erledigung geordnet. Jene Aufgaben mit dem höchsten Energieaufwand werden in der Nähe des Körpers gehalten. Je geringer der Energieaufwand, desto weiter ist die Aufgabe entfernt. Hoher Energieaufwand bedeutet auch durchaus eine Aufgabe mit hoher zeitlicher Priorität. Es ist aber auch anzudenken, ob manche Aufgaben delegiert werden können, nicht alles muss unbedingt immer selbst gemacht werden. Das Delegieren von Aufgaben sollte aber keinesfalls eine Stresssituation darstellen. Es dürfen auch Aufgaben gleichgereiht, also nebeneinander angeordnet, sein. Wir beschränken diese aber vorab auf maximal 3. In unserem Fall haben wir insgesamt 15 Aufgaben zu ordnen.
4. Energiebild der Aufgaben wirken lassen
Herr Müller muss nun genug Zeit haben, um die Anordnung auf sich wirken zu lassen. Wenn mir etwas an der Anordnung unklar ist, frage ich nach. Wie geht es Herrn Müller mit diesem Energiebild seiner Aufgaben ? Ich lasse ihn seinen Zustand selbst zusammenfassen und präge mir Bild und Feedback ein oder mache ein paar Notizen bzw. halte die Anordnung mit einer Digicam fest. Für diese Aufgabe inklusive Feedback sollten 10-15 Minuten wieder ausreichend sein.
Nach diesem Feedback mischen wir die Karten wieder zusammen.
5. Reihenfolge nach Freude, Spaß und Entspannung
Nun werden wieder alle Karten aufgelegt, nur diesmal nach dem Faktor Freude, Spaß, Entspannung.
Jene Aufgaben, welche die größte Freude bereiten, werden diesmal in der Nähe des Körpers gehalten. Je geringer der Spaßfaktor, desto weiter ist die Aufgabe entfernt. Natürlich kann es auch Sinn machen, z.B. das Kegeln mit Freunden aus zeitlichen Gründen gänzlich abzusagen. Man sollte dabei aber auch bedenken, ob man sich dadurch nicht einen Teil der positiven Energiebalance nimmt, nur um dafür Zeit für energieintensive Aufgaben zu gewinnen. Es kann natürlich auch eine energieintensive Aufgabe Freude bereiten. Spätestens dann, wenn sie erledigt ist.
Die Dauer für die Anordnung nach Spaßfaktor und Freude setze ich ähnlich dem Energiebild an. Erfahrungsgemäß kommt hier aber schneller ein Bild zustande.
6. Anordnung nach Spaßfaktor wirken lassen
Feedback und Bild erfordern die gleiche Vorgehensweise wie beim Energiebild. Auch zeitlich sollten 10-15 Minuten wieder ausreichend sein.
7. Reihenfolge nach Bedürfnissen, Möglichkeiten und Priorität
Im dritten Schritt werden die Aufgabenkärtchen nochmals durchgearbeitet und Herr Müller erstellt gleichzeitig eine Reihenfolge, die seinen Bedürfnissen und Möglichkeiten, aber auch der Priorität der Aufgaben entspricht. Diesmal werden jene Aufgaben in Körpernähe gereiht, welche gleich erledigt werden sollen oder von hoher Priorität sind. Idealerweise werden dabei energiereiche Aufgaben mit jenen die Freude bereiten kombiniert. Auf eine vernünftige Verteilung muss geachtet werden und die am gleichen Tag zu erledigenden Aufgaben realistisch bewertet werden. Wichtig: Herr Müller muss sich schlussendlich mit der eigenen Anordnung der Aufgaben wohlfühlen !
Wir finden damit Wege, um die Zeit von Herrn Müller besser zu nutzen und schaffen so wesentliche Freiräume.
Alle Karten und Bilddokumentationen bekommt Herr Müller mit, um die Aufgaben zuhause jederzeit nachvollziehen zu können.
Insgesamt ist diese Methode mit einem Zeitaufwand von ca. 60-90 Minuten zu planen.
8. Gemeinsame Überlegungen zur Umsetzung
So haben wir uns auch überlegt, ob eine langwierige und vielleicht auch energiereiche Suche nach einem Geburtstagsgeschenk für Herrn Müller´s Frau anders gestaltet werden kann. Denn vermutlich weiß auch seine Frau einen gemeinsamen Abend mit gemütlichem Abendessen in einem netten Restaurant sehr zu schätzen. Besonders dann, wenn gemeinsame Zeit ein knappes Gut ist. Manchmal ist es eben auch sehr wertvoll, Zeit zu schenken.